Privacy statement Comfort

Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens?

Comfort Groep BV, gevestigd aan de Vaart Z.Z. 1, 9401 GE te Assen, is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Onder Comfort Groep BV vallen de volgende entiteiten: Comfort Payroll BV, Comfort Backoffice BV, Comfort Personeelsadvies BV en Comfort Flex BV.

Comfort Groep BV (hierna: Comfort of wij) treedt op als verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in de geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacy.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de diensten die je bij Comfort afneemt en de rol die je daarbij hebt, bijvoorbeeld als medewerker, sollicitant of zakelijke relatie.

Wij kunnen onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

Persoonlijke en contactgegevens

• naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens)
• geboortedatum en geslacht
• nationaliteit
• telefoonnummer en e-mailadres

Gegevens in het kader van werk en loopbaan

• curriculum vitae (cv) en motivatiebrieven
• opleidingen, cursussen en trainingen
• werkervaring, stages en vrijwilligerswerk
• talen
• referenties en getuigschriften
• beschikbaarheid
• rijbewijs en bezit van een auto
• foto- of videomateriaal (uitsluitend indien je deze vrijwillig verstrekt)

Administratieve en accountgegevens

• account- en gebruikersgegevens, zoals dienstverbanden, functie, regio’s, datum van aanmelding, laatste login en laatste wijziging
• kopieën van certificaten en diploma’s

Identificatie- en wettelijke gegevens

• kopie van een geldig identiteitsbewijs, inclusief Burgerservicenummer (BSN)
• werk- en verblijfsvergunningen (indien van toepassing)
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en andere screeningsuitslagen, voor zover vereist voor de functie
• bankgegevens en ingangsdatum van deze gegevens

Arbeids-, salaris- en verzuimgegevens

• arbeids-, plaatsings- en opleidingsovereenkomsten en andere relevante overeenkomsten
• aanvullende arbeids- en salarisafspraken
• loonstroken, jaaropgaven, loonbelastingverklaringen en declaraties
• gegevens over verlof, ziekte, verzuim, uitkeringssituatie en pensioen
• gegevens die noodzakelijk zijn voor onze personeels-, salaris- en verzuimadministratie.

Overige gegevens

• correspondentie, klachten, waarschuwingen en verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
• overige persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening of het aangaan en uitvoeren van een zakelijke relatie

Waarom verwerken wij deze persoonsgegevens?

Comfort verwerkt persoonsgegevens om haar dienstverlening op een zorgvuldige en correcte manier te kunnen uitvoeren. Afhankelijk van je rol, bijvoorbeeld als medewerker, sollicitant of zakelijke relatie, verwerken wij je gegevens voor de volgende doeleinden:

• het vaststellen van je beschikbaarheid en geschiktheid voor werk
• het aangaan, uitvoeren en beëindigen van een arbeidsrelatie, detachering, opdracht- of andere overeenkomst
• het voeren van een personeels-, uren-, salaris-, verzuim- en financiële administratie
• het uitbetalen van salarissen, vergoedingen en declaraties
• het aanbieden en faciliteren van opleidingen, trainingen en persoonlijke ontwikkeling
• het onderhouden van contact met je over werk gerelateerde zaken
• het nakomen van wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsongeschiktheid, sociale zekerheid en fiscale wetgeving
• het uitvoeren van re-integratieverplichtingen
• het verlenen van toegang tot en het gebruik van door Comfort gebruikte systemen en software, zoals Easyflex en/of Nmbrs
• het beoordelen of je in aanmerking komt voor subsidies, (premie)kortingen of andere regelingen
• het uitvoeren van overheidsdoelstellingen gericht op het ondersteunen van personen met een (grote) afstand tot de arbeidsmarkt
• het verkrijgen van managementinformatie, het uitvoeren van interne controles en audits en het waarborgen van bedrijfsveiligheid
• het naleven van geldende wet- en regelgeving en het voorkomen en bestrijden van fraude

Waarom mogen wij deze persoonsgegevens verwerken?

Comfort verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Dit betekent dat wij je persoonsgegevens mogen verwerken in de volgende situaties:

Uitvoering van een overeenkomst

We verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst, zoals een arbeidsovereenkomst, detacheringsovereenkomst of dienstverleningsovereenkomst.

Wettelijke verplichting

Soms zijn we wettelijk verplicht bepaalde gegevens te verwerken, bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsrecht, sociale zekerheid, fiscale verplichtingen of bij het bewaren van identiteitsbewijzen.

Gerechtvaardigd belang

We mogen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van Comfort. Voorbeelden hiervan zijn:

• het verbeteren van onze dienstverlening
• het voeren van een zorgvuldige personeels- en salarisadministratie
• het waarborgen van interne controles en bedrijfsveiligheid
• het uitvoeren van audits en accountantscontroles
• het naleven van wet- en regelgeving en het voorkomen van fraude

Toestemming
In specifieke gevallen vragen we jouw expliciete toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens. Je hebt het recht deze toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de rechtsmatigheid van de verwerking tot dat moment.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Bij Comfort bewaren we persoonsgegevens niet langer dan nodig. De bewaartermijn hangt af van het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld en van wettelijke verplichtingen. Zodra gegevens niet meer nodig zijn, worden ze verwijderd of geanonimiseerd.

Algemene bewaartermijn

• Gegevens die van fiscaal of juridisch belang zijn, bewaren we gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn.
• Gegevens die alleen voor interne doeleinden of contact worden gebruikt, bewaren we zo kort mogelijk, meestal tot 2 jaar na het laatste contact.
• Afwijkingen kunnen voorkomen als er bijvoorbeeld claimrisico’s of andere wettelijke verplichtingen zijn.

Specifieke bewaartermijnen

• Identiteits- en werkdocumenten (ID-bewijs, werk- of verblijfsvergunningen, loonheffingsverklaringen): 5 jaar na einde dienstverband.
• Re-integratiedossiers: 2 jaar na einde arbeidsovereenkomst; bij eigenrisicodragerschap ziektewet 5 jaar, bij WGA 10 jaar.
• Pensioeninformatie: 7 jaar na verlies van actuele waarde.
• Fiscaal belangrijke documenten (arbeidsovereenkomsten, loonadministratie, subsidieverklaringen): 7 jaar na verlies van actuele waarde.

Voor zakelijke relaties gelden vergelijkbare regels

• Contracten en documenten van fiscaal belang: 7 jaar na verlies van actuele waarde.
• Overige contactinformatie: tot 2 jaar na het laatste contact.

Met welke partijen delen wij je persoonsgegevens?

Comfort deelt jouw persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening of wanneer de wet ons hiertoe verplicht. Dit doen we altijd zorgvuldig en veilig.

Overheidsinstanties

In sommige gevallen zijn we wettelijk verplicht gegevens te delen met overheidsinstanties, bijvoorbeeld:

• UWV
• Belastingdienst

Zakelijke partners

Om onze dienstverlening goed uit te voeren, werken wij samen met verschillende zakelijke partners, zoals:

• softwareleveranciers voor salaris- en HR-systemen (bijvoorbeeld Easyflex en Nmbrs)
• arbodiensten of andere dienstverleners die je ondersteunen

Wij maken altijd duidelijke afspraken met deze partijen over veiligheid, vertrouwelijkheid en jouw rechten. Deze afspraken zijn vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Veiligheid en grensoverschrijdend delen

• Persoonsgegevens worden niet buiten de EU verwerkt, tenzij dit strikt noodzakelijk is en veilig gebeurt.
• Jij bent zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van je eigen apparaten en internetverbindingen. Versturen van gegevens via internet gebeurt op eigen risico.

Wat doen wij om je persoonsgegevens te beveiligen?

Comfort neemt de bescherming van jouw persoonsgegevens serieus en neemt hiervoor verschillende maatregelen om deze veilig te houden.

Technische en organisatorische maatregelen

• Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers die deze nodig hebben voor hun werk.
• Wij gebruiken beveiligde systemen en netwerken om jouw gegevens te beschermen.
• Communicatiekanalen waarmee je persoonsgegevens deelt, zijn veilig en versleuteld.

Samenwerking met verwerkers

Soms hebben wij hulp nodig van externe partijen (verwerkers) om onze diensten uit te voeren, bijvoorbeeld softwareleveranciers of payroll-partners. Met deze partijen maken wij afspraken over:

• Goede beveiliging van gegevens
• Vertrouwelijkheid en geheimhouding
• Naleving van jouw rechten als betrokkene

Bewustzijn van risico’s

• Wij doen ons uiterste best om persoonsgegevens veilig te houden, maar internet is nooit 100% veilig.
• Jij bent zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van je eigen apparaten en verbindingen.

Welke rechten heb je?

Bij Comfort heb je verschillende rechten als het gaat om jouw persoonsgegevens. Wij zorgen ervoor dat je deze rechten gemakkelijk kunt uitoefenen.

Inzien van gegevens

Je kunt altijd zien welke persoonsgegevens wij van jou hebben.

Correctie van gegevens

Zijn je gegevens onjuist of incompleet? Dan kun je ons vragen deze te verbeteren.

Verwijdering van gegevens

Je kunt ons vragen om verouderde of onnodige gegevens te verwijderen, zolang wij hier wettelijk niet toe verplicht zijn of zolang er nog een gerechtvaardigd belang is om de gegevens te bewaren.

Toestemming intrekken

Als je ons toestemming hebt gegeven voor de verwerking van bepaalde gegevens, kun je deze toestemming op elk moment intrekken.

Klacht indienen

Heb je vragen of ben je het niet eens met hoe wij omgaan met jouw gegevens? Neem contact met ons op. Lukt het niet om er samen uit te komen, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de Nederlandse toezichthouder op privacywetgeving.

Functionaris gegevensbescherming: Dhr. P. Boer

Telefoonnummer: 0592 – 820 393

E-mailadres: info@comfort.nl